การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการสำหรับการบริหารราชการ
การบริหารราชการอยู่ภายใต้แรงกดดันในการให้บริการที่ดีขึ้นด้วยงบประมาณที่จำกัด พลเมืองคาดหวังกระบวนการที่เป็นดิจิทัล รวดเร็ว และโปร่งใส Lean Administration ช่วยเทศบาล หน่วยงาน และสำนักงานรัฐบาลขจัดความสูญเปล่าทางราชการและลดเวลาในการประมวลผล — โดยไม่ต้องเพิ่มบุคลากร
ความท้าทาย
เวลาในการประมวลผลที่ยาวนานสำหรับใบอนุญาตและใบสมัคร
เนื่องจากการประมวลผลตามลำดับ ใบอนุญาตก่อสร้าง การลงทะเบียนธุรกิจ และใบสมัครบริการสังคมใช้เวลาหลายสัปดาห์หรือเดือน
แผนกที่เป็นไซโล
ใบสมัครส่งต่อระหว่างแผนกโดยไม่มีการมองเห็น ไฟล์นอนในกล่องจดหมายที่รอให้บุคคลถัดไปดำเนินการ
กระบวนการเก่าที่อิงกระดาษ
หลายกระบวนการยังคงพึ่งพาไฟล์ทางกายภาพ ลายเซ็นเปียก และการกำหนดเส้นทางด้วยตนเอง — สร้างความล่าช้าและความไม่ชัดเจน
ความพึงพอใจของพลเมืองที่ลดลง
เวลารอที่ยาว ข้อมูลสถานะที่ไม่ชัดเจน และการขอข้อมูลซ้ำทำให้พลเมืองและพนักงานหงุดหงิด
KPI ที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างกระบวนการทั่วไป
เลือกกระบวนการที่มีปริมาณสูง
เลือกกระบวนการที่มีผลกระทบและปริมาณที่สำคัญต่อพลเมือง เช่น ใบสมัครใบอนุญาตก่อสร้างหรือการลงทะเบียนยานพาหนะ
จัดทำแผนที่กระบวนการปัจจุบัน
Value Stream Map ตั้งแต่การรับใบสมัครถึงการตัดสินใจ รวมถึงการส่งต่อ การตรวจสอบ และช่วงเวลารอทั้งหมด
วัดเวลาในการประมวลผลและรอ
จับเวลาในการประมวลผลจริงเทียบกับเวลารอทั้งหมด การค้นพบทั่วไป: การประมวลผล 5% การรอและขนส่ง 95%
ขจัดความสูญเปล่าในการส่งต่อ
ลดการอนุมัติตามลำดับ ขจัดการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน และสร้างรายการตรวจสอบที่เป็นมาตรฐานสำหรับความสมบูรณ์ที่ทางเข้า
โค้ชและขยายขนาด
การโค้ช PDCA กับหัวหน้าทีม เมื่อกระบวนการหนึ่งได้รับการปรับให้เหมาะสมแล้ว ให้ใช้วิธีการเดียวกันกับขั้นตอนอื่นๆ ที่มีปริมาณสูง
ผลลัพธ์ทั่วไป
วิธีการที่เกี่ยวข้อง
คำถามที่พบบ่อย
Lean ทำงานในการบริหารราชการหรือไม่?
ได้รับการพิสูจน์ทั่วโลก เมืองเช่น Denver, Edinburgh และเทศบาลเยอรมันหลายแห่งใช้ Lean เพื่อลดเวลาในการประมวลผล 50% หรือมากกว่า ความสูญเปล่าในกระบวนการบริหารมีขนาดใหญ่และสามารถปรับปรุงได้อย่างมาก
เราจะทำให้พนักงานสาธารณะเข้าร่วมได้อย่างไร?
เริ่มต้นด้วยจุดปวดของพวกเขา พนักงานสาธารณะส่วนใหญ่หงุดหงิดกับความไม่มีประสิทธิภาพเดียวกันที่พลเมืองบ่น เมื่อพวกเขาเห็น Leanshift วัดความสูญเปล่าที่พวกเขาประสบในแต่ละวัน แรงจูงใจจะตามมา
Leanshift สามารถจัดการกระบวนการดิจิทัลและกระบวนการที่อิงกระดาษได้หรือไม่?
ได้ Leanshift วัดขั้นตอนของกระบวนการไม่ว่าจะเป็นดิจิทัลหรืออิงกระดาษ ในความเป็นจริง การจัดทำแผนที่กระบวนการแบบไฮบริดมักเผยให้เห็นความสูญเปล่าที่ใหญ่ที่สุดที่อินเทอร์เฟซดิจิทัลกระดาษ
คำศัพท์ที่เกี่ยวข้อง
Lead Time
Lead time วัดระยะเวลารวมตั้งแต่รับคำสั่งซื้อถึงการส่งมอบ -- รวมถึงเวลารอ เก็บรักษา และขนส่งทั้งหมด เป็นตัวกำหนดความสามารถในการส่งมอบ
Kaizen
Kaizen หมายถึง 'เปลี่ยนแปลงเพื่อสิ่งที่ดีกว่า' และอธิบายปรัชญาของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและทีละน้อยโดยพนักงานทุกคน -- ทุกวัน ทุกที่
วงจร PDCA
PDCA (Plan-Do-Check-Act) เป็นวงจรการปรับปรุงพื้นฐาน: วางแผน ดำเนินการ ตรวจสอบ ทำมาตรฐาน จัดโครงสร้างทุกกระบวนการปรับปรุงเป็นสี่ระยะที่ชัดเจน
Value Stream Mapping (VSM)
Value Stream Mapping แสดงการไหลของวัสดุและข้อมูลทั้งหมดของผลิตภัณฑ์ -- จากวัตถุดิบถึงลูกค้า ทำให้ความสูญเปล่าและคอขวดมองเห็นได้ในพริบตา