Folyamatoptimalizálás közigazgatás számára
A közigazgatás nyomás alatt van, hogy jobb szolgáltatásokat nyújtson korlátozott költségvetéssel. A polgárok digitális, gyors és átlátható folyamatokat várnak. A Lean Administration segít az önkormányzatoknak, ügynökségeknek és kormányhivataloknak kiküszöbölni a bürokratikus veszteségeket és csökkenteni a feldolgozási időket -- további létszám nélkül.
Kihívások
Hosszú feldolgozási idők engedélyekre és kérelmekre
Az építési engedélyek, cégbejegyzések és szociális szolgáltatási kérelmek hetekig vagy hónapokig tartanak a szekvenciális feldolgozás miatt.
Elszigetelt osztályok
A kérelmek láthatóság nélkül mennek át az osztályok között. Az akták a postaládákban ülnek, várva a következő személy cselekedetére.
Papír alapú örökölt folyamatok
Sok folyamat még mindig fizikai aktákra, kézi aláírásokra és manuális útválasztásra támaszkodik -- késést és átláthatatlanságot okozva.
Csökkenő polgári elégedettség
A hosszú várakozási idők, tisztázatlan státuszinformációk és ismételt információkérések frusztrálják mind a polgárokat, mind a személyzetet.
Releváns KPI-k
Tipikus folyamatpélda
Nagy volumenű folyamat kiválasztása
Válasszon jelentős polgári hatással és volumennel bíró folyamatot, mint az építési engedély kérelmek vagy járműbejegyzés.
Jelenlegi folyamat feltérképezése
Value Stream Map a kérelem átvételétől a döntésig, beleértve minden átadást, felülvizsgálatot és várakozási időszakot.
Feldolgozási és várakozási idők mérése
Mérje a tényleges feldolgozási időt vs. teljes lead time. Tipikus eredmény: 5% feldolgozás, 95% várakozás és szállítás.
Átadási veszteségek kiküszöbölése
Csökkentse a szekvenciális jóváhagyásokat, küszöbölje ki a redundáns adatbevitelt és hozzon létre szabványosított teljességi ellenőrzőlistákat beérkezéskor.
Coaching és skálázás
PDCA coaching csapatvezetőkkel. Ha egy folyamat optimalizálva van, alkalmazza ugyanazt a módszert más nagy volumenű eljárásokra.
Tipikus eredmények
Releváns módszerek
Gyakran ismételt kérdések
Működik a Lean a közigazgatásban?
Globálisan bizonyított. Olyan városok mint Denver, Edinburgh és sok német önkormányzat használta a Lean-t, hogy 50%-kal vagy többel csökkentse a feldolgozási időket. A veszteségek az adminisztratív folyamatokban hatalmasak és erősen javíthatók.
Hogyan szerezzük meg a közalkalmazottakat?
Kezdje a fájdalompontjaikkal. A legtöbb közalkalmazottat ugyanazok a hatékonytalanságok frusztrálják, amelyekre a polgárok panaszkodnak. Amikor látják, ahogy a Leanshift számszerűsíti a naponta tapasztalt veszteségeket, a motiváció követi.
Kezeli a Leanshift a digitális és papír alapú folyamatokat?
Igen. A Leanshift a folyamatlépéseket méri, függetlenül attól, hogy digitális vagy papír alapú. Sőt, a hibrid folyamatok feltérképezése gyakran a legnagyobb veszteségeket tárja fel a digitális-papír interfészeken.
Kapcsolódó szótárbejegyzések
Átfutási idő
Az átfutási idő a rendelés beérkezésétől a szállításig tartó teljes időtartamot méri -- beleértve az összes várakozási, tárolási és szállítási időt. Meghatározza a szállítási képességet.
Kaizen
A Kaizen azt jelenti: "változás a jobb felé", és a folyamatos, apró fejlesztések filozófiáját írja le minden munkavállaló által -- minden nap, mindenhol.
PDCA ciklus
A PDCA (Plan-Do-Check-Act) az alapvető fejlesztési ciklus: Tervezés, Végrehajtás, Ellenőrzés, Szabványosítás. Minden fejlesztési folyamatot négy világos fázisba strukturál.
Értékáram-térképezés (VSM)
Az értékáram-térképezés egy termék teljes anyag- és információáramlását vizualizálja -- a nyersanyagtól a vevőig. Egy pillantással láthatóvá teszi a veszteségeket és szűk keresztmetszeteket.