Оптимизация на процесите за публичната администрация
Публичната администрация е под натиск да предоставя по-добри услуги с ограничени бюджети. Гражданите очакват цифрови, бързи и прозрачни процеси. Lean Administration помага на общините, агенциите и държавните служби да елиминират бюрократичните загуби и да намалят времената за обработка -- без допълнителен персонал.
Предизвикателства
Дълги времена за обработка на разрешителни и заявления
Разрешенията за строеж, регистрациите на бизнес и заявленията за социални услуги отнемат седмици или месеци поради последователна обработка.
Изолирани отдели
Заявленията преминават между отделите без видимост. Досиетата седят в пощите, чакайки следващия човек да действа.
Наследствени процеси, базирани на хартия
Много процеси все още разчитат на физически досиета, ръкописни подписи и ръчно маршрутизиране -- създавайки забавяне и непрозрачност.
Намаляваща удовлетвореност на гражданите
Дългите времена за изчакване, неясната информация за статуса и повтарящите се заявки за информация разочароват гражданите и служителите.
Релевантни KPI
Типичен пример на процес
Изберете процес с голям обем
Изберете процес със значително въздействие върху гражданите и обем, като заявления за разрешително за строеж или регистрация на превозни средства.
Картиране на текущия процес
Value Stream Map от приемане на заявлението до решение, включително всички предавания, прегледи и периоди на изчакване.
Измерване на времената за обработка и изчакване
Измервайте действителното време за обработка спрямо общия lead time. Типично откритие: 5% обработка, 95% изчакване и транспорт.
Елиминиране на загубите от предаване
Намалете последователните одобрения, елиминирайте излишното въвеждане на данни и създайте стандартизирани контролни списъци за пълнота при приема.
Коучинг и мащабиране
PDCA коучинг с ръководителите на екипи. Когато един процес е оптимизиран, приложете същия метод към други процедури с голям обем.
Типични резултати
Релевантни методи
Често задавани въпроси
Работи ли Lean в публичната администрация?
Доказано глобално. Градове като Денвър, Единбург и много германски общини са използвали Lean, за да намалят времето за обработка с 50% или повече. Загубите в административните процеси са огромни и силно подобрими.
Как да привлечем публичните служители на борда?
Започнете с техните болезнени точки. Повечето публични служители са разочаровани от същите неефективности, от които гражданите се оплакват. Когато видят, че Leanshift количествено определя загубите, които изпитват ежедневно, следва мотивация.
Може ли Leanshift да обработва цифрови и хартиени процеси?
Да. Leanshift измерва процесните стъпки, независимо дали са цифрови или на хартия. Всъщност картирането на хибридни процеси често разкрива най-големите загуби на интерфейсите цифров-хартиен.
Свързани термини от речника
Lead Time
Lead Time измерва общата продължителност от получаване на поръчката до доставката -- включително всички времена за изчакване, съхранение и транспорт. Определя способността за доставка.
Kaizen
Kaizen означава 'промяна към по-добро' и описва философията на непрекъснато, постепенно подобрение от всички служители -- всеки ден, навсякъде.
PDCA цикъл
PDCA (Plan-Do-Check-Act) е основният цикъл за подобрение: Планирай, Изпълни, Провери, Действай. Той структурира всеки процес на подобрение в четири ясни фази.
Value Stream Mapping (VSM)
Value Stream Mapping визуализира целия материален и информационен поток на продукт -- от суровина до клиент. Прави загубите и тесните места видими на един поглед.