Prosessien optimointi julkishallintoon
Julkishallinto on paineen alla tarjota parempia palveluita rajallisilla budjeteilla. Kansalaiset odottavat digitaalisia, nopeita ja läpinäkyviä prosesseja. Lean Administration auttaa kuntia, virastoja ja hallintoelimiä poistamaan byrokraattista hukkaa ja vähentämään käsittelyaikoja -- ilman lisähenkilöstöä.
Haasteet
Lupien ja hakemusten pitkät käsittelyajat
Rakennusluvat, yritysrekisteröinnit ja sosiaalipalveluhakemukset kestävät viikkoja tai kuukausia peräkkäisen käsittelyn takia.
Siilotetut osastot
Hakemukset siirtyvät osastojen välillä ilman näkyvyyttä. Asiakirjat odottavat postilaatikoissa seuraavan henkilön toimia.
Paperiperustaiset vanhat prosessit
Monet prosessit nojaavat edelleen fyysisiin tiedostoihin, käsinkirjoitettuihin allekirjoituksiin ja manuaaliseen reititykseen -- mikä luo viivettä ja epäselvyyttä.
Kansalaistyytyväisyyden heikentyminen
Pitkät odotusajat, epäselvä statustieto ja toistuvat tietopyynnöt turhauttavat kansalaisia ja henkilöstöä.
Olennaiset KPI:t
Tyypillinen prosessiesimerkki
Valitse suurivolyyminen prosessi
Valitse prosessi, jolla on merkittävä vaikutus kansalaisiin ja volyymi, kuten rakennuslupahakemukset tai ajoneuvon rekisteröinti.
Kartoita nykyinen prosessi
Arvovirtakartoita hakemuksen vastaanotosta päätökseen, mukaan lukien kaikki luovutukset, tarkastelut ja odotusajat.
Mittaa käsittely- ja odotusajat
Ajoita todellinen käsittelyaika vs. kokonaisläpimenoaika. Tyypillinen löydös: 5 % käsittelyä, 95 % odottamista ja kuljetusta.
Poista luovutushukka
Vähennä peräkkäisiä hyväksyntöjä, poista päällekkäinen tietojen syöttö ja luo standardoidut tarkistuslistat täydellisyyden varmistamiseksi vastaanotossa.
Valmenna ja skaalaa
PDCA-valmennus tiiminvetäjien kanssa. Kun yksi prosessi on optimoitu, sovella samaa menetelmää muihin suurivolyymisiin menettelyihin.
Tyypilliset tulokset
Olennaiset menetelmät
Usein kysytyt kysymykset
Toimiiko Lean julkishallinnossa?
Todistettu globaalisti. Kaupungit kuten Denver, Edinburgh ja monet saksalaiset kunnat ovat käyttäneet Leania käsittelyaikojen leikkaamiseen 50 % tai enemmän. Hukka hallinnollisissa prosesseissa on valtava ja erittäin parannettavissa.
Miten saamme julkisen sektorin työntekijät mukaan?
Aloita heidän kipupisteistään. Useimmat julkiset työntekijät ovat turhautuneita samoihin tehottomuuksiin, joista kansalaiset valittavat. Kun he näkevät Leanshiftin mittaavan hukkaa, jonka he kokevat päivittäin, motivaatio seuraa.
Voiko Leanshift käsitellä digitaalisia ja paperipohjaisia prosesseja?
Kyllä. Leanshift mittaa prosessivaiheita riippumatta siitä, ovatko ne digitaalisia vai paperipohjaisia. Itse asiassa hybridiprosessien kartoitus paljastaa usein suurimman hukan digitaali-paperi-rajapinnoissa.
Aiheeseen liittyvät sanastotermit
Läpimenoaika
Läpimenoaika mittaa kokonaiskeston tilauksen vastaanotosta toimitukseen -- mukaan lukien kaikki odotus-, varastointi- ja kuljetusajat. Se määrittää toimituskyvyn.
Kaizen
Kaizen tarkoittaa "muutosta parempaan" ja kuvaa jatkuvan, asteittaisen parantamisen filosofiaa kaikkien työntekijöiden toimesta -- joka päivä, kaikkialla.
PDCA-sykli
PDCA (Plan-Do-Check-Act) on peruslparannussykli: suunnittele, toteuta, tarkista, standardoi. Se jäsentää jokaisen parannusprosessin neljään selkeään vaiheeseen.
Arvovirtakuvaus (VSM)
Arvovirtakuvaus visualisoi tuotteen koko materiaali- ja tietovirran -- raaka-aineesta asiakkaalle. Se tekee hukan ja pullonkaulat näkyviksi yhdellä silmäyksellä.