Caderno de Encargos (Lastenheft)
Documento elaborado pelo cliente que define o que um projeto ou produto tem de alcançar e porquê, idealmente em requisitos verificáveis e mensuráveis.
Um caderno de encargos, conhecido em alemão como Lastenheft, é elaborado pelo cliente antes de o projeto ser adjudicado. Descreve os requisitos do ponto de vista da utilização: o que um produto, sistema ou serviço tem de proporcionar e para que fim. A implementação técnica, o como, é deliberadamente deixada em aberto para que os fornecedores a proponham.
No fluxo do projeto, o caderno de encargos constitui a base para o concurso. Os fornecedores calculam as suas propostas com base nele, e o cliente pode comparar as ofertas de forma objetiva, porque todos os concorrentes respondem ao mesmo conjunto de requisitos. Sem um caderno de encargos bem definido, as propostas divergem em âmbito e tornam-se difíceis de comparar.
Para cumprir o seu propósito, os requisitos devem ser tão concretos e mensuráveis quanto possível, expressos por exemplo através de números, tolerâncias ou critérios testáveis, em vez de declarações vagas de intenção. Cadernos de encargos vagos ou incompletos tendem a provocar mais tarde mal-entendidos, pedidos de alteração e disputas sobre o âmbito acordado.
Exemplo pratico
Uma oficina pretende adquirir uma nova linha de revestimento e indica no seu caderno de encargos: um débito de pelo menos 40 peças por hora, mudança de cor em menos de três minutos, integração com o sistema ERP existente, e cumprimento dos limites de emissão em vigor. Três fabricantes de equipamento apresentam então propostas comparáveis com base nisto.
Como a Leanshift ajuda
Um caderno de encargos preciso é, em si mesmo, um pequeno exercício de trabalho de processo: obriga a pensar com clareza sobre as próprias necessidades antes de investir. Esse hábito de clarificar requisitos antes de começar faz parte da melhoria contínua de processos e da organização.
Perguntas frequentes
Quem elabora o caderno de encargos?
O cliente, uma vez que só ele conhece plenamente as suas próprias necessidades e objetivos.
Em que se distingue do caderno de especificações?
O caderno de encargos abrange o quê e o porquê do ponto de vista do cliente; o caderno de especificações responde com o como do ponto de vista do fornecedor.
Um caderno de encargos é juridicamente vinculativo?
Normalmente passa a fazer parte do contrato como descrição de âmbito em anexo, embora não seja, por si só, um contrato autónomo.