Sự linh hoạt (Agility)
Sự linh hoạt (agility) là khả năng của một nhóm hoặc tổ chức phản ứng nhanh chóng với thay đổi bằng cách tổ chức công việc thành các chu kỳ ngắn, có thể kiểm tra được với phản hồi trực tiếp.
Thuật ngữ agility (sự linh hoạt) bắt nguồn từ Tuyên ngôn Agile (Agile Manifesto) năm 2001, ban đầu được viết cho phát triển phần mềm. Là phản ứng trước việc lập kế hoạch waterfall cứng nhắc với thời gian dẫn (lead time) dài, sự linh hoạt ưu tiên các chu kỳ ngắn, lặp lại thay vì một kế hoạch cố định chỉ được kiểm tra vào cuối cùng. Cốt lõi của nó là khả năng liên tục điều chỉnh yêu cầu khi có thông tin mới hoặc phản hồi từ khách hàng. Vì vậy, sự linh hoạt không hẳn là một phương pháp đơn lẻ mà là một tư duy: thay đổi được xem là điều bình thường, không phải là sự gián đoạn.
Trong thực tế, sự linh hoạt thể hiện qua các thói quen làm việc cụ thể: các giai đoạn làm việc ngắn, thường là các sprint kéo dài từ một đến bốn tuần, các buổi trao đổi nhóm định kỳ, và các buổi retrospective cố định nơi nhóm xem xét lại cách làm việc của chính mình. Các khung làm việc phổ biến bao gồm Scrum, với các vai trò và nghi thức được xác định rõ, và Kanban, với bảng công việc trực quan và giới hạn số lượng công việc đang thực hiện. Các nhóm liên chức năng tự đảm nhận nhiều quyền quyết định hơn thay vì chờ đợi các chuỗi phê duyệt dài. Mục tiêu là có được một kết quả khả dụng, hoạt động được sau mỗi chu kỳ và học hỏi từ đó.
Sự linh hoạt không thay thế quản lý dự án cổ điển trong mọi trường hợp. Đối với các dự án có yêu cầu cố định, không thay đổi và ít sự không chắc chắn, chẳng hạn như xây dựng nhà máy với thời gian dẫn dài, việc lập kế hoạch chi tiết từ trước thường mang lại sự chắc chắn hơn. Cách làm việc linh hoạt cũng đòi hỏi kỷ luật: các chu kỳ ngắn mà không có sự ưu tiên rõ ràng sẽ nhanh chóng biến thành công việc bận rộn vô ích thay vì tiến bộ thực sự. Sự linh hoạt phát huy hiệu quả nhất ở nơi yêu cầu vẫn chưa rõ ràng ngay từ đầu và việc học hỏi liên tục giúp cải thiện con đường đến mục tiêu.
Ví dụ thực tế
Một nhóm CNTT gồm 12 người tại một doanh nghiệp sản xuất cỡ vừa chuyển phần mềm đặt hàng nội bộ sang các sprint hai tuần. Thay vì một lần phát hành lớn (big-bang) kéo dài chín tháng như kế hoạch ban đầu, nhóm giao một phiên bản hoạt động được sau mỗi hai tuần, và ba người dùng thử nghiệm từ xưởng sản xuất đánh giá trực tiếp. Sau sprint thứ tư, hóa ra một tính năng vốn được lên kế hoạch cho dự án hầu như không được sử dụng, vì vậy nhóm loại bỏ nó và giải phóng hai tuần năng lực cho một vấn đề cấp bách hơn. Sau sáu tháng, phần mềm đã hoạt động trong môi trường thực tế, sớm hơn ba tháng so với dự kiến của kế hoạch waterfall ban đầu.
Leanshift hỗ trợ như thế nào
Sự linh hoạt và tư duy KATA có cùng cốt lõi: bạn làm việc trong các chu kỳ ngắn gồm lập kế hoạch, thử nghiệm và kiểm tra thay vì tuân theo một kế hoạch tổng thể cứng nhắc. Nhịp điệu PDCA mà bạn trải qua về cơ bản là một sprint Kaizen, mỗi lần thực hiện tạo ra hiểu biết mới giúp mài sắc vòng lặp tiếp theo của bạn. Cải tiến ở đây không có nghĩa là làm việc nhanh hơn, mà có nghĩa là trở nên có khả năng học hỏi tốt hơn, để mỗi chu kỳ tạo ra nhiều người có thể cải tiến hơn, bao gồm cả chính bạn.
Câu hỏi thường gặp
Sự linh hoạt có giống với Scrum không?
Không. Scrum là một khung làm việc cụ thể với các vai trò và nghi thức được xác định rõ, còn sự linh hoạt là tư duy rộng hơn đằng sau nó. Kanban, Extreme Programming, và các cách kết hợp tùy chỉnh khác cũng là những cách làm việc linh hoạt.
Sự linh hoạt có hiệu quả ngoài phát triển phần mềm không?
Có. Marketing, phát triển sản phẩm, và ngày càng nhiều trong sản xuất sử dụng các nguyên tắc linh hoạt như chu kỳ ngắn và các buổi retrospective định kỳ, thường được điều chỉnh cho phù hợp với bối cảnh riêng của họ.
Làm việc linh hoạt có nghĩa là ít lập kế hoạch hơn không?
Không, nó có nghĩa là lập kế hoạch theo cách khác. Thay vì một kế hoạch bao trùm nhiều tháng phía trước, mỗi chu kỳ được lập kế hoạch chi tiết hơn ngay khi bắt đầu. Điều đó thường đòi hỏi nhiều kỷ luật hơn, chứ không phải ít hơn.