Ευελιξία
Η ευελιξία είναι η ικανότητα μιας ομάδας ή ενός οργανισμού να ανταποκρίνεται γρήγορα στην αλλαγή, οργανώνοντας την εργασία σε σύντομους, ελέγξιμους κύκλους με άμεση ανατροφοδότηση.
Ο όρος ευελιξία (agility) ανάγεται στο Agile Manifesto του 2001, που γράφτηκε αρχικά για την ανάπτυξη λογισμικού. Ως απάντηση στον άκαμπτο σχεδιασμό τύπου καταρράκτη (waterfall) με μεγάλους χρόνους υλοποίησης, η ευελιξία προτιμά σύντομους, επαναλαμβανόμενους κύκλους αντί για ένα σταθερό σχέδιο που ελέγχεται μόνο στο τέλος. Στον πυρήνα της βρίσκεται η ικανότητα να προσαρμόζονται συνεχώς οι απαιτήσεις καθώς έρχονται νέες πληροφορίες ή σχόλια πελατών. Η ευελιξία είναι επομένως λιγότερο μια μεμονωμένη μέθοδος και περισσότερο μια νοοτροπία: η αλλαγή αντιμετωπίζεται ως κάτι φυσιολογικό, όχι ως διατάραξη.
Στην πράξη, η ευελιξία εκφράζεται μέσα από συγκεκριμένες εργασιακές συνήθειες: σύντομες περιόδους εργασίας, συνήθως σπριντ διάρκειας μίας έως τεσσάρων εβδομάδων, τακτικές συναντήσεις συντονισμού της ομάδας και σταθερές αναδρομικές ανασκοπήσεις όπου η ομάδα αξιολογεί τον δικό της τρόπο εργασίας. Συνήθη πλαίσια περιλαμβάνουν το Scrum, με τους καθορισμένους ρόλους και τελετουργίες του, και το Kanban, με έναν οπτικό πίνακα εργασιών και όρια στην εν εξελίξει εργασία. Οι διαλειτουργικές ομάδες αναλαμβάνουν περισσότερες αποφάσεις οι ίδιες, αντί να περιμένουν μακριές αλυσίδες εγκρίσεων. Στόχος είναι να υπάρχει ένα χρησιμοποιήσιμο, λειτουργικό αποτέλεσμα μετά από κάθε κύκλο και να αντλείται μάθηση από αυτό.
Η ευελιξία δεν αντικαθιστά την κλασική διαχείριση έργων σε κάθε περίπτωση. Για έργα με σταθερές, αμετάβλητες απαιτήσεις και λίγη αβεβαιότητα, όπως η κατασκευή εγκαταστάσεων με μεγάλους χρόνους υλοποίησης, ο λεπτομερής εκ των προτέρων σχεδιασμός συχνά προσφέρει μεγαλύτερη βεβαιότητα. Οι ευέλικτοι τρόποι εργασίας απαιτούν επίσης πειθαρχία: σύντομοι κύκλοι χωρίς σαφή ιεράρχηση μετατρέπονται γρήγορα σε άσκοπη απασχόληση αντί για πραγματική πρόοδο. Η ευελιξία αποδίδει περισσότερο εκεί όπου οι απαιτήσεις είναι ακόμη ασαφείς στην αρχή και η συνεχής μάθηση βελτιώνει τον δρόμο προς τον στόχο.
Πρακτικό παράδειγμα
Μια ομάδα πληροφορικής 12 ατόμων σε μια μεσαίου μεγέθους μεταποιητική εταιρεία μεταβαίνει σε σπριντ δύο εβδομάδων για το εσωτερικό λογισμικό παραγγελιών της. Αντί για μια αρχικά προγραμματισμένη κυκλοφορία τύπου big-bang εννέα μηνών, η ομάδα παραδίδει μια λειτουργική έκδοση κάθε δύο εβδομάδες, την οποία αξιολογούν απευθείας τρεις δοκιμαστές χρήστες από το εργοστάσιο. Μετά το τέταρτο σπριντ, αποδεικνύεται ότι ένα χαρακτηριστικό που είχε αρχικά προγραμματιστεί για το έργο χρησιμοποιείται ελάχιστα, οπότε η ομάδα το εγκαταλείπει και απελευθερώνει δύο εβδομάδες χωρητικότητας για ένα πιο επείγον πρόβλημα. Έξι μήνες μετά, το λογισμικό βρίσκεται σε παραγωγική λειτουργία, τρεις μήνες νωρίτερα από ό,τι προέβλεπε το αρχικό σχέδιο τύπου καταρράκτη (waterfall).
Πώς βοηθά το Leanshift
Η ευελιξία και η νοοτροπία της Kata μοιράζονται τον ίδιο πυρήνα: δουλεύεις σε σύντομους κύκλους σχεδιασμού, δοκιμής και ελέγχου αντί να ακολουθείς ένα άκαμπτο κύριο σχέδιο. Ο ρυθμός PDCA στον οποίο κινείσαι είναι ουσιαστικά ένα σπριντ Kaizen, κάθε πέρασμα παράγει νέα γνώση που εκλεπτύνει την επόμενη επανάληψή σου. Η βελτίωση εδώ δεν σημαίνει να δουλεύεις πιο γρήγορα, σημαίνει να γίνεσαι πιο ικανός στο να μαθαίνεις, ώστε κάθε κύκλος να παράγει περισσότερους ανθρώπους που μπορούν να βελτιώνουν πράγματα, συμπεριλαμβανομένου του εαυτού σου.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι η ευελιξία το ίδιο με το Scrum;
Όχι. Το Scrum είναι ένα συγκεκριμένο πλαίσιο με καθορισμένους ρόλους και τελετουργίες, ενώ η ευελιξία είναι η ευρύτερη νοοτροπία πίσω από αυτό. Το Kanban, το Extreme Programming και προσαρμοσμένες υβριδικές προσεγγίσεις είναι επίσης ευέλικτοι τρόποι εργασίας.
Λειτουργεί η ευελιξία και εκτός ανάπτυξης λογισμικού;
Ναι. Το μάρκετινγκ, η ανάπτυξη προϊόντων και ολοένα και περισσότερο η μεταποίηση χρησιμοποιούν ευέλικτες αρχές όπως σύντομους κύκλους και τακτικές αναδρομικές ανασκοπήσεις, συνήθως προσαρμοσμένες στο δικό τους πλαίσιο.
Σημαίνει η ευέλικτη εργασία λιγότερο σχεδιασμό;
Όχι, σημαίνει διαφορετικό σχεδιασμό. Αντί για ένα σχέδιο που καλύπτει μήνες μπροστά, κάθε κύκλος σχεδιάζεται με περισσότερη λεπτομέρεια όταν ξεκινά. Αυτό συχνά απαιτεί περισσότερη πειθαρχία, όχι λιγότερη.