Cải tiến liên tục (Kaizen/KATA/KVP): Xây dựng văn hóa cải tiến

Cải tiến liên tục có nghĩa là mỗi người trong tổ chức, mỗi ngày, đang tìm cách làm công việc của họ tốt hơn một chút. Đây không phải là một chương trình có ngày bắt đầu và kết thúc -- đây là một cách suy nghĩ và làm việc được nhúng vào văn hóa tổ chức. Các tổ chức Lean thành công nhất ghi nhận lợi thế cạnh tranh của họ không phải cho bất kỳ công cụ cụ thể nào mà cho thói quen cải tiến hàng ngày không ngừng này.

Hầu hết các tổ chức gặp khó khăn với cải tiến liên tục vì họ coi nó như một dự án thay vì một thực hành. Họ khởi động một sáng kiến Kaizen, thấy kết quả ban đầu, và sau đó xem các lợi ích dần mờ đi khi sự chú ý chuyển sang ưu tiên tiếp theo. Thành phần còn thiếu hầu như luôn là một hệ thống coaching có cấu trúc duy trì động lực cải tiến giữa các sự kiện.

Một chế độ thất bại phổ biến khác là đặt ra các mục tiêu cải tiến quá mơ hồ hoặc quá tham vọng. Nói với một nhóm cải thiện chất lượng mà không chỉ định một mục tiêu có thể đo lường và một phương pháp để đạt được nó là công thức gây thất vọng. Phương pháp tiếp cận KATA giải quyết vấn đề này bằng cách chia nhỏ cải tiến thành một loạt thách thức nhỏ, cụ thể mà các nhóm giải quyết bằng cách sử dụng tư duy khoa học.

Improvement KATA là một mô hình bốn bước được Mike Rother phát triển dựa trên nghiên cứu của ông về các thực hành quản lý của Toyota. Các bước là: hiểu hướng đi (tầm nhìn), nắm bắt trạng thái hiện tại, xác định trạng thái mục tiêu tiếp theo và thử nghiệm hướng tới trạng thái mục tiêu sử dụng các chu kỳ PDCA. Mô hình này cung cấp cho các nhóm một phương pháp có thể lặp lại để điều hướng từ nơi họ đang ở đến nơi họ cần đến.

Điều làm cho KATA mạnh mẽ là sự nhấn mạnh vào quá trình cải tiến, không chỉ là kết quả. Mỗi thí nghiệm được thiết kế để kiểm tra một giả thuyết cụ thể về cách quy trình hoạt động. Dù thí nghiệm thành công hay thất bại, nhóm học được điều gì đó thông tin cho bước tiếp theo. Phương pháp tiếp cận khoa học này thay thế đoán mò và ý kiến bằng ra quyết định dựa trên bằng chứng.

Coaching KATA là thói quen đồng hành phát triển năng lực cải tiến trong con người. Một coach đặt năm câu hỏi cụ thể hướng dẫn người học qua mô hình cải tiến. Theo thời gian, người học nội tâm hóa mô hình tư duy và trở nên có thể giải quyết các thách thức ngày càng phức tạp một cách độc lập. Đây là cách các tổ chức mở rộng quy mô cải tiến liên tục vượt ra ngoài một nhóm nhỏ chuyên gia.

Các sự kiện Kaizen (còn gọi là blitz hoặc hội thảo) là các hoạt động cải tiến có cấu trúc tập hợp một nhóm đa chức năng trong 3-5 ngày để giải quyết một vấn đề cụ thể. Chúng rất hiệu quả để giải quyết các vấn đề phức tạp đòi hỏi thời gian chuyên dụng và các quan điểm đa dạng. Một sự kiện Kaizen được điều hành tốt có thể đạt được trong một tuần điều mà có thể mất nhiều tháng thông qua các kênh thông thường.

Kaizen hàng ngày, ngược lại, xảy ra theo các bước nhỏ như một phần của công việc thường xuyên. Nó bao gồm các hệ thống đề xuất, các cuộc thảo luận cải tiến ngắn hàng ngày, các thí nghiệm nhanh và các tinh chỉnh tăng dần đối với công việc chuẩn hóa. Trong khi mỗi thay đổi riêng lẻ có thể nhỏ, tác động tích lũy của hàng trăm cải tiến hàng ngày vượt xa những gì các sự kiện định kỳ có thể đạt được.

Các tổ chức hiệu quả nhất sử dụng cả hai phương pháp. Các sự kiện Kaizen giải quyết các cải tiến đột phá và các vấn đề phức tạp đa chức năng. Kaizen hàng ngày duy trì động lực giữa các sự kiện và xây dựng thói quen cải tiến trong mỗi thành viên nhóm. Chìa khóa là đảm bảo cả hai phương pháp được lãnh đạo hỗ trợ, được theo dõi minh bạch và được ăn mừng nhất quán.

Chu kỳ PDCA (Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động) là khung cơ bản cho cải tiến có cấu trúc. Lập kế hoạch: xác định vấn đề và giả thuyết. Thực hiện: chạy một thí nghiệm ở quy mô nhỏ. Kiểm tra: so sánh kết quả với dự đoán. Hành động: chuẩn hóa những gì hiệu quả hoặc điều chỉnh giả thuyết. Mọi phương pháp cải tiến, từ Kaizen đến Six Sigma, đều xây dựng trên chu kỳ cơ bản này.

Giải quyết vấn đề A3 ghi lại toàn bộ câu chuyện cải tiến trên một tờ giấy duy nhất. Định dạng A3 buộc tư duy ngắn gọn, logic: bối cảnh, trạng thái hiện tại, trạng thái mục tiêu, phân tích nguyên nhân gốc, các biện pháp đối phó, kế hoạch triển khai và theo dõi. Nó phục vụ cả như một công cụ tư duy lẫn một thiết bị truyền thông căn chỉnh các bên liên quan xung quanh sự hiểu biết chung.

Các công cụ kỹ thuật số tăng cường cải tiến có cấu trúc bằng cách tự động hóa thu thập dữ liệu, cho phép theo dõi thời gian thực các thí nghiệm và cung cấp các gợi ý coaching giữ cho các nhóm theo mô hình KATA. Phần mềm cải tiến tốt nhất kết hợp giao diện đơn giản với phân tích mạnh mẽ, giúp bất kỳ ai cũng dễ dàng ghi lại trạng thái hiện tại, đặt mục tiêu và theo dõi kết quả thí nghiệm.

Một văn hóa cải tiến bắt đầu với sự an toàn tâm lý. Mọi người sẽ không chỉ ra vấn đề hoặc đề xuất thay đổi nếu họ sợ bị đổ lỗi hoặc chê bai. Các nhà lãnh đạo phải tích cực tạo ra một môi trường nơi vấn đề được coi là cơ hội, sai lầm trong các thí nghiệm được mong đợi và mọi tiếng nói đều có giá trị bất kể thứ bậc.

Quản lý trực quan là một yếu tố kích hoạt văn hóa mạnh mẽ. Khi các bảng cải tiến, biểu đồ theo dõi PDCA và kết quả thí nghiệm được hiển thị nơi mọi người có thể thấy, cải tiến trở thành một hoạt động chung thay vì một hoạt động ẩn. Minh bạch tạo ra trách nhiệm và giúp đồng nghiệp dễ dàng học hỏi từ nỗ lực của nhau.

Ghi nhận và ăn mừng củng cố thói quen cải tiến. Điều này không có nghĩa là khuyến khích tài chính -- nghiên cứu liên tục cho thấy động lực nội tại (tự chủ, thành thạo, mục đích) thúc đẩy hành vi cải tiến bền vững hiệu quả hơn phần thưởng bên ngoài. Ghi nhận nỗ lực và học tập, không chỉ kết quả, và ăn mừng các nhóm chạy nhiều thí nghiệm nhất, không chỉ những nhóm đạt mục tiêu của họ.