Giảm chi phí trong sản xuất: Chiến lược dựa trên dữ liệu hiệu quả

Trước khi có thể cắt giảm chi phí, bạn phải hiểu tiền của bạn thực sự đi đâu. Hầu hết các nhà sản xuất theo dõi chặt chẽ chi phí vật liệu và lao động trực tiếp nhưng có tầm nhìn kém về chi phí chung, chi phí chất lượng và lãng phí ẩn. Phân bổ chi phí theo hoạt động bộc lộ chi phí thực của mỗi bước quy trình và thường phát hiện ra các yếu tố chi phí đáng ngạc nhiên mà các phương pháp kế toán truyền thống che giấu.

Chi phí chất lượng kém (COPQ) là một trong những chi phí ẩn lớn nhất trong sản xuất. Phế phẩm, làm lại, khiếu nại bảo hành, kiểm tra và thử nghiệm có thể tiêu thụ 15-25% doanh thu trong các hoạt động được quản lý kém. Theo dõi COPQ theo danh mục và nguyên nhân gốc là một trong những hoạt động có lợi nhuận cao nhất mà bất kỳ nhà sản xuất nào có thể thực hiện.

Chi phí năng lượng, chi phí bảo trì và chi phí lưu trữ hàng tồn kho là ba lĩnh vực khác nơi tiết kiệm đáng kể thường ẩn náu. Một cuộc kiểm toán năng lượng có hệ thống thường xác định tiềm năng tiết kiệm 10-20%. Chuyển từ bảo trì phản ứng sang bảo trì phòng ngừa giảm tổng chi phí bảo trì 25-35%. Và giảm hàng tồn kho thông qua dòng chảy tốt hơn và các hệ thống kéo giải phóng vốn lưu động đồng thời giảm chi phí lưu trữ, xử lý và lỗi thời.

Khái niệm Lean về Muda xác định bảy loại lãng phí: sản xuất thừa, chờ đợi, vận chuyển, xử lý thừa, hàng tồn kho, di chuyển và lỗi. Mỗi loại đại diện cho tiền chi tiêu mà không tạo ra giá trị cho khách hàng. Xác định và loại bỏ có hệ thống những lãng phí này là con đường đáng tin cậy nhất để cắt giảm chi phí bền vững.

Sản xuất thừa được coi là lãng phí tồi tệ nhất vì nó kích hoạt tất cả các lãng phí khác. Khi bạn sản xuất nhiều hơn khách hàng cần, bạn cũng tạo ra hàng tồn kho dư thừa, vận chuyển bổ sung, nhiều di chuyển hơn và nhiều lỗi hơn. Triển khai các hệ thống kéo và sản xuất bình chuẩn (Heijunka) tấn công trực tiếp sản xuất thừa tại nguồn gốc của nó.

Lãng phí chờ đợi và di chuyển thường bị đánh giá thấp vì chúng có vẻ như là tổn thất nhỏ. Nhưng khi bạn cộng tất cả các phút người vận hành dành để chờ vật liệu, đi lấy dụng cụ hoặc tìm kiếm thông tin, chi phí tích lũy là rất lớn. Các nghiên cứu thời gian và biểu đồ spaghetti bộc lộ những chi phí ẩn này và chỉ thẳng vào các giải pháp.

Cải thiện thời gian chu kỳ trực tiếp giảm chi phí lao động mỗi đơn vị. Khi bạn có thể sản xuất cùng sản lượng trong ít thời gian hơn -- thông qua bố trí trạm làm việc tốt hơn, dụng cụ cải tiến hoặc loại bỏ các bước không tạo giá trị -- tỷ lệ lao động hiệu quả của bạn giảm theo tỷ lệ. Ngay cả cải tiến thời gian chu kỳ 5-10% cộng lại thành tiết kiệm hàng năm đáng kể trong các hoạt động khối lượng cao.

Giảm chuyển đổi (SMED) là một trong những đòn bẩy chi phí mạnh mẽ nhất sẵn có. Các chuyển đổi ngắn hơn cho phép kích thước lô nhỏ hơn, giảm chi phí hàng tồn kho, cải thiện khả năng phản hồi và thường bộc lộ các vấn đề chất lượng sớm hơn. Nhiều tổ chức đạt được giảm thời gian chuyển đổi 50-80% trong hội thảo SMED đầu tiên của họ.

Cải tiến hiệu quả thiết bị giảm chi phí bằng cách khai thác nhiều sản lượng hơn từ thiết bị vốn hiện có. Thay vì mua một máy mới để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng, cải tiến OEE từ 55% lên 75% thực sự thêm 36% năng lực hơn với không tốn chi phí vốn. Đây là lý do tại sao cải tiến OEE luôn nên được xem xét trước khi mở rộng năng lực.

Tự động hóa nên nhắm vào các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, khối lượng cao, dễ xảy ra lỗi nơi ROI rõ ràng nhất. Tính toán thời gian hoàn vốn một cách trung thực, bao gồm chi phí triển khai, đào tạo, bảo trì và chi phí cơ hội của sự gián đoạn trong quá trình triển khai. Nhiều dự án tự động hóa trông hấp dẫn trên giấy nhưng thất bại vì các chi phí ẩn này bị đánh giá thấp.

Giám sát quy trình kỹ thuật số cung cấp giải pháp thay thế chi phí thấp hơn cho tự động hóa hoàn toàn. Các cảm biến, bảng điều khiển và hệ thống cảnh báo theo dõi các thông số chính trong thời gian thực cho phép phản hồi nhanh hơn với các sai lệch và giảm chi phí của sự trôi dạt không được phát hiện. Dữ liệu thu thập cũng cung cấp thông tin cho cải tiến liên tục bằng cách bộc lộ các mô hình mà quan sát thủ công sẽ bỏ lỡ.

Các công cụ kỹ thuật số chi phí thấp như ứng dụng theo dõi thời gian, phần mềm phân tích Muda và máy tính trạng thái mục tiêu đặt việc cắt giảm chi phí dựa trên dữ liệu trong tầm tay của các nhà sản xuất vừa và nhỏ. Các công cụ này dân chủ hóa cải tiến quy trình bằng cách làm cho đo lường và phân tích có thể tiếp cận với mọi nhóm, không chỉ những nhóm có bộ phận kỹ thuật công nghiệp.

Cắt giảm chi phí bền vững đòi hỏi một văn hóa nơi mọi người hiểu và sở hữu chi phí. Điều này có nghĩa là chia sẻ dữ liệu tài chính liên quan một cách cởi mở, kết nối các chỉ số quy trình với kết quả chi phí và ghi nhận các nhóm tìm ra các cách sáng tạo để loại bỏ lãng phí. Khi mọi người thấy mối liên hệ giữa công việc hàng ngày của họ và sức khỏe tài chính của công ty, họ trở thành những người quản lý chi phí tích cực.

Tránh bẫy cắt giảm chi phí phá hủy giá trị. Giảm nhân sự mà không thay đổi quy trình chỉ làm quá tải những nhân viên còn lại và tăng tỷ lệ lỗi. Chuyển sang vật liệu rẻ hơn mà không hiểu tác động chất lượng tạo ra chi phí bảo hành làm lu mờ các khoản tiết kiệm. Cắt giảm chi phí thực sự cải thiện hệ thống, không chỉ là dòng ngân sách.

Đặt mục tiêu cắt giảm chi phí hàng năm đầy tham vọng nhưng có thể đạt được -- thường 3-5% chi phí có thể kiểm soát mỗi năm. Phân tách các mục tiêu này xuống cấp độ nhóm và cung cấp đào tạo, công cụ và thời gian cần thiết để đạt được chúng. Xem xét tiến độ hàng tháng và điều chỉnh chiến lược dựa trên những gì dữ liệu tiết lộ.